Service des Finances

Le but de la présente procédure, adoptée le 6 août 2019, est d’assurer un traitement équitable des plaintes formulées auprès de la Municipalité de Val-des-Monts dans le cadre d’un processus d’adjudication ou d’attribution d’un contrat visé.

Plaintes formulées à l’égard d’un processus d’adjudication

Intérêt requis pour déposer une plainte

Seuls une personne intéressée ou un groupe de personnes intéressées à participer à un processus d’adjudication en cours ou son représentant peuvent porter plainte relativement à ce processus.

Motifs au soutien d’une plainte

Une personne ou un groupe de personnes intéressées à participer au processus d’adjudication ou son représentant peut porter plainte relativement à ce processus lorsque celle-ci considère que les documents de demande de soumissions publique prévoit les conditions suivantes :

• Qui n’assurent pas, pour les concurrents, un traitement intègre ou équitable.
• Qui ne permettent pas à des concurrents d’y participer bien qu’ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés.
• Qui ne sont pas conformes au cadre normatif de la Municipalité de Val-des-Monts.

Modalité et délai de transmission d’une plainte

• Toute plainte doit être transmise par courrier électronique au responsable désigné, et ce, à l’adresse courriel suivante : plainteao@val-des-monts.net.
• Elle doit être présentée via le formulaire prévu à cet effet par l’Autorité des marchés publics disponible sur son site Internet.
• Elle doit être reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée sur le site SEAO.

Contenu de la plainte

Une plainte doit contenir les informations suivantes, à savoir :

• La date.
• L’identification et coordonnées du plaignant (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel).
• L’identification de la demande de soumission visée par la plainte, c’est-à-dire le numéro de la demande de soumission, le numéro de référence SEAO ainsi que le titre de la soumission.
  L’exposé détaillé des motifs au soutien de la plainte.
• Le cas échéant, tous les documents pertinents au soutien des motifs de la plainte.
• Toutes autres informations requises dans le formulaire déterminé par l’Autorité des marchés publics.

Critères de recevabilité d’une plainte

Pour qu’une plainte puisse faire l’objet d’un examen par le responsable désigné, elle doit remplir les conditions suivantes :

• Être transmise par une personne intéressée, et ce, tel qu’indiqué à l’article 5.1.
• Être transmise par courrier électronique au responsable désigné.
• Être présentée sur le formulaire déterminé par l’Autorité des marchés publics en vertu de l’article 45 de la Loi sur l’Autorité des marchés publics (RLRQ, c. A-33.2.1).
• Être reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée sur le site SEAO.
• Porter sur un contrat visé.
• Porter sur le contenu des documents de demande de soumissions publique disponibles sur le site SEAO au plus tard deux jours avant la date limite de réception des plaintes.
• Être fondée sur l’un des motifs énumérés à l’article 5.2, tout autre motif n’étant pas considéré dans le cadre de l’analyse.

Réception et traitement d’une plainte

À la réception d’une plainte, le responsable désigné procède à l’examen de celle-ci conformément à la présente disposition. Il s’assure de l’intérêt du plaignant relativement à l’article 5.1 de la présente Procédure. S’il juge que le plaignant n’a pas l’intérêt requis, il l’avise sans délai en lui transmettant un avis écrit joint en Annexe 1par voie électronique cet effet.

Après s’être assuré de l’intérêt du plaignant, il fait mention sans délai sur le site SEAO de la réception d’une première plainte. Il s’assure également que les autres critères de recevabilité prévus à l’article 5.5 sont acceptables. S’il juge que la plainte est non-recevable en vertu des dispositions prévues à l’article 5.5 c) de la présente Procédure, il avise sans délai le plaignant en lui transmettant un avis écrit par voie électronique à cet effet.

Dans le cadre du traitement de la plainte, le responsable désigné peut s’adjoindre les services de ressources externes. Lorsque les vérifications et analyses effectuées démontrent que la plainte est fondée, le responsable doit accepter la plainte et prendre les mesures appropriées pour y donner suite. En cas contraire, il doit rejeter la plainte.

Décision

La loi stipule que le responsable désigné doit transmettre la décision au plaignant par courrier électronique après la date limite de réception des plaintes indiquée sur le site SEAO, mais au plus tard trois jours avant la date limite de réception des soumissions prévue. Au besoin, la date limite de réception des soumissions est repoussée. Ce nouveau délai est publié sur le site SEAO.
Dans les cas où plus d’une plainte pour une même demande de soumissions est reçues, le responsable transmet les décisions au même moment.

Au besoin, le responsable désigné reporte la date limite de réception des soumissions pour qu’un délai minimal de sept jours reste à courir à compter de la date de transmission de la décision. Ce nouveau délai est publié sur le site SEAO.

La décision doit indiquer au plaignant qu’il dispose d’un délai de trois jours suivant la réception de la décision pour formuler, conformément à l’article 37 de la Loi sur l’Autorité des marchés publics, une plainte auprès de l’Autorité des marchés publics.

Le responsable désigné fait mention sans délai de la transmission de la décision sur le site SEAO.
 

Manifestations d’intérêts et plaintes formulées à l’égard d’un processus d’attribution        

Motif au soutien d’une manifestation d’intérêt

Une personne peut manifester son intérêt à l’égard d’un contrat faisant l’objet d’un avis d’intention lorsqu’elle considère être en mesure de réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncés dans cet avis publié sur le site SEAO.

Modalité et délai de transmission d’une manifestation d’intérêt

Toute manifestation d’intérêt doit être transmise par courrier électronique au responsable désigné à l’adresse courriel suivante : plainteao@val-des-monts.net.

La manifestation d’intérêt doit être reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite fixée dans l’avis d’intention publié sur le site SEAO.

Contenu d’une manifestation d’intérêt

La manifestation d’intérêt doit contenir les informations suivantes, à savoir :

• La date.
• L’identification de la personne intéressée à conclure le contrat avec la Municipalité de Val-des-Monts (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel).
• L’identification de l’avis d’intention publié sur le site SEAO (numéro de contrat, numéro de référence SEAO ainsi que le titre de la soumission).
• Le descriptif détaillé et documentation démontrant que la personne est en mesure de réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncés dans l’avis d’intention.

Critères d’admissibilité d’une manifestation d’intérêt

Pour qu’une manifestation d’intérêt puisse faire l’objet d’un examen par le responsable désigné, elle doit remplir les conditions suivantes, à savoir :

• Être transmise par courrier électronique au responsable désigné.
• Être reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite fixée dans l’avis d’intention publié sur le site SEAO.
• Porter sur un contrat visé.
• Être fondée sur le seul motif énuméré à l’article 6.1 de la présente Procédure.

Réception et traitement de la manifestation d’intérêt

À la réception d’une manifestation d’intérêt, le responsable désigné procède à l’examen et à l’analyse de celle-ci conformément à la présente disposition.

Si la manifestation d’intérêt est inadmissible pour un des motifs énoncés à l’article 6.4 de la présente procédure, la décision d’inadmissibilité est assimilée à une décision au sens de la loi, le modèle de décision d’inadmissibilité est joint à l’Annexe 6 de la présente procédure.

Il s’assure que les critères d’admissibilité prévus à l’article 6.4 de la procédure sont acceptables. Il convient, avec le responsable du contrat ou le service requérant concerné par l’avis d’intention, des vérifications qui doivent être effectuées afin de s’assurer de la capacité de la personne à réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncés dans cet avis.
Dans le cadre du traitement de la manifestation d’intérêt, le responsable désigné peut s’adjoindre les services de ressources externes.

Décision

Le responsable désigné doit transmettre la décision à la personne qui a manifesté son intérêt par courrier électronique au moins sept jours avant la date prévue dans l’avis d’intention pour la conclusion du contrat, par un avis, à cet effet.

Si ce délai ne peut être respecté, la date de conclusion du contrat doit être reportée d’autant de jours qu’il en faut pour le respecter.

La décision doit indiquer à la personne qui a manifesté son intérêt qu’il dispose d’un délai de trois jours suivant la réception de la décision pour formuler, conformément à l’article 38 de la Loi sur l’Autorité des marchés publics, une plainte auprès de l’Autorité des marchés publics.

Le responsable désigné doit rendre une décision quant à la conclusion ou non du contrat envisagé, le modèle de décision d’acceptation est joint à l’Annexe 7 et un modèle de décision de rejet est joint à l’Annexe 8 de la présente procédure.